Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e)

Organisation: Bureau de Bruxelles de l’Institut du Caire pour l’étude des droit de l’homme (BO-CIHRS)
Lieu: Bruxelles, Belgique
Position: Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e)
Date de début: le plus tôt possible
Avantages: 20 jours de congés payés, chèques repas, remboursement frais de transport
Type: Temps plein
Type de contrat : CDD 1 an avec possibilité de CDI
Salaire: les salaires sont déterminés de façon équitable en fonction de la position de l’employé sur l’échelle des salaires.

Avis important: Une excellente connaissance du contexte belge et de ses spécificités légales et administratives est un critère essentiel pour cette position. Il est par ailleurs primordial que les candidats détiennent et puissent conserver le droit légal de travailler en Belgique.

Vous souhaitez rejoindre un mouvement jeune, dynamique et indépendant travaillant à l’avancement des forces démocratiques et des Droits de l’Homme dans le monde arabe ?  Vous êtes organisé(e), consciencieux(se) débrouillard(e) et à même de vous y retrouver dans les dédales de la bureaucratie belge ? Vous êtes à même de trouver des solutions par vous-même et de faire preuve de créativité, notamment lorsqu’il s’agit d’organiser des événements? Vous avez toujours rêvé de mobiliser ces atouts pour défendre un monde plus juste et solidaire?

Si vous vous reconnaissez dans ce profil, ce poste est pour vous !

Description de l’organisation

Depuis 1993, le CIHRS s’efforce de promouvoir le respect des droits de l’homme et la démocratie, d’affronter les obstacles à une application effective du droit international des droits de l’homme et de diffuser une culture des droits de l’homme au sein du monde arabe. L’Institut du Caire contribue par ailleurs à influencer les discours formulés en réponse aux problématiques les plus urgentes en matière de droits humains dans la région. L’Institut du Caire poursuit cet objectif en imaginant, suggérant et favorisant l’émergence de politiques et de pratiques qui à la fois s’accordent aux standards internationaux en matière de droits humains et se fondent sur un attachement absolu à l’universalité de ceux-ci.

Les premières grandes organisations internationales de défense des droits de l’homme sont nées dans des capitales occidentales et ont par la suite ouvert des bureaux dans d’autres pays. L’Institut du Caire lui, a pris le chemin opposé. Fondé sur les mêmes valeurs de Droits de l’Homme universels et partageant les objectifs de ces organisations internationales, CIHRS fut créé en tant qu’organisation régionale établie dans un pays du Sud. Sur base de cet encrage régional, CIHRS élabore sa théorie du changement, ses priorités et ses stratégies, toutes fondées sur une vision précise des problématiques liées aux Droits de l’Homme dans le monde arabe. CIHRS est actif dans la région MENA mais aussi en Europe et aux USA. Ses activités sont organisées en collaboration avec des universités, des think-tanks et des organisations de défense des droits de l’homme ayant un encrage local dans ces pays. CIHRS dispose d’un bureau à Genève ayant pour but de renforcer la coordination entre les organisations de défense des droits de l’homme du Moyen-Orient et d’Afrique du Nord, le Haut-Commissariat des Nations unies aux Droits de l’Homme et le Conseil des Droits de l’Homme. L’Institut du Caire dispose également d’un bureau régional en Tunisie et, plus récemment d’un bureau à Bruxelles axé sur le plaidoyer envers les institutions européennes. C’est dans ce contexte que l’Institut du Caire entame sa 25ème année d’existence, résolument déterminé à poursuivre son engagement pour la protection, l’indépendance et le renforcement du mouvement des droits de l’homme et de ses défenseurs.

Poste à pourvoir:

Le.a candidat.e sélectionné.e sera responsable de la gestion quotidienne et de la préparation et coordination efficace des événements et des missions du bureau de Bruxelles du CIHRS. Le.a candidat.e sélectionné.e assistera également le département financier du CIHRS dans ses tâches comptables et financières. En outre, l’assistant.e administratif.ve et financier.e contribuera à garantir un environnement de bureau de qualité et assistera le département administratif à assurer une bonne gestion des ressources humaines.

Tâches et responsabilités :

1- Support administratif et logistique dans la gestion journalière du bureau et lors de l’organisation d’évènements

• Tenir à jour l’inventaire des fournitures de bureau et les réapprovisionner en temps utile ;
• Assurer un environnement de bureau agréable et ordonné (gérer la relation avec le propriétaire de l’espace de bureaux et les différents services impliqués dans son entretien) ;
• Assurer le bon déroulement des évènements et réunions ayant lieu au sein du bureau en tenant un registre des missions du personnel, des visites et des activités du bureau ;
• Coordonner tous les aspects logistiques, administratifs et financiers des événements (formations, conférences, réceptions) sous la supervision des directeurs administratif et financier ;
• Rédiger des procès-verbaux de réunions;
• Préparer et assurer le suivi de demandes de visa pour les participants aux activités de CIHRS et des demandes de permis de travail pour les employés non UE;
• Se charger de l’organisation de réunions et d’évènements au sein et en dehors du bureau (y compris en dehors de la Belgique) ;
• Traiter le courrier entrant et sortant du bureau ;
• Se charge de l’achat d’équipements de bureau conformément aux politiques et règles en matière d’achats du CIHRS.

2- Gestion efficace et ordonnée de l’administration et de la comptabilité des salaires

• En coordination avec le secrétariat social, gérer le processus de paie mensuels en s’assurant que le personnel est payé à temps et en respect des données reprises dans les contrats de travail ;
• Surveiller et signaler les présences, les absences et les vacances du personnel ;
• Gérer les modifications et les mises à jour des salaires
• Répondre aux requêtes ad hoc en matière de gestion des salaires

3- Gestion des ressources humaines

• Faciliter le recrutement, l’engagement et la représentation du personnel
• Assurer l’accueil et l’adaptation du nouveau personnel au sein de l’organisation
• Mettre en place et coordonner un programme de stage pour le bureau de Bruxelles de CIHRS
• Faciliter l’accès du personnel à des programmes de formation
• Assister le directeur administratif dans la mise en œuvre de procédures de suivi et d’évaluation du personnel

4- Préparation et suivi de données à fin de comptabilité

• Participer à la gestion comptable du bureau en veillant à ce que les registres financiers et d’actifs soient tenus à jour de manière régulière et précise
  Traiter les factures et assurer le (ré)approvisionnement du bureau en matériel nécessaire
  Traiter les notes de frais et la gestion des per diems des participants aux évènements organisés pas le bureau de Bruxelles
• Préparer des rapports mensuels et annuels destinés au directeur financier et aux services comptables et audits externes à l’organisation ;
• Veiller à ce que toutes les obligations légales et fiscales soient remplies dans les délais impartis ;
   

Profil recherché

Profil : Titulaire d’un diplôme ou expérience probante en secrétariat, comptabilité, organisation d’évènements ou similaire. Les candidat.e.s à une convention d’immersion professionnelle sont également éligibles.

Critères de sélection :

Critères essentiels:

• Diplôme universitaire ou expérience professionnelle probante dans une discipline pertinente
  Expérience confirmée dans la gestion d’évènements et dans la maîtrise de processus administratifs et comptables ;
  Curiosité intellectuelle avérée concernant le monde associatif et la défense des Droits humains ;
  Maîtrise des techniques de classement et de gestion de l’information ;
• Excellente maîtrise orale et écrite de l’anglais et du français. La maîtrise de langues supplémentaires telles que le néerlandais et l’arabe seront considérées comme des atouts majeurs;
  Capacité démontrée à transmettre et partager ses connaissances, idées et méthodes de travail à ses collègues
• A même de démontrer une façon d’agir intègre, conformément aux attentes de l’organisation, en respect d’un haut degré de confidentialité et d’engagement ;
  Faire preuve de souci du détail
  Capacité à travailler de manière indépendante tout en montrant également des qualités pour le travail d’équipe ;

Atouts

• Expérience professionnelle dans une organisation partenaire
• Intérêt démontré pour la région du Moyen-Orient et de l’Afrique du Nord (MENA)

Comment Postuler

Veuillez soumettre votre candidature complète en envoyant une lettre de motivation et un CV à recruitments@cihrs.org avec le titre : BO-CIHRS Admin/Finance Associate

Veuillez indiquer clairement votre disponibilité dans la lettre de motivation.

• Les candidatures incomplètes ne seront pas considérées.
• Du fait du nombre important de candidature, seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Pour toute question sur ce poste, envoyez un e-mail à recruitments@cihrs.org
• La date limite de candidature est le 7 Avril 2019 à 23h59 CET.